El desarrollo de sistemas de KPIs para estructurar la medición en las organizaciones resulta un aspecto clave. Estos indicadores sirven tanto en la toma de decisiones, como para tener control de los trabajos a realizar en el día a día.
Nuestro objetivo es alcanzar un indicador fiable y comparable en el tiempo, es muy importante definir todos aquellos conceptos que puedan ser interpretados de diferente forma.
Selección de KPIs
Existen muchos indicadores posibles que se pueden desarrollar para un proceso o proyecto. Dado que los recursos de son siempre limitados, se deben seleccionar los indicadores que son “rentables”. Esto supone que la importancia de la información que soportan justifica el esfuerzo necesario para su obtención.
Se requiere identificar indicadores sean fiables y comparables en el tiempo. Por tanto, es muy importante definir todos aquellos conceptos que puedan ser interpretados de diferente forma.
Implantación de un sistema de indicadores
La implantación del sistema de indicadores requiere:
- Especificar estos indicadores.
- Involucrar a las personas afectadas en su implantación.
La involucración activa o compromiso se consigue mediante campañas de comunicación. Se hace hincapié en los beneficios que se obtienen, no en la fiscalización de resultados. La comunicación permite también mantener la motivación de los participantes, redundando en la efectividad de su implantación.
Los aspectos clave a considerar en la comunicación son:
- Describir el funcionamiento y objetivos del sistema de KPIs.
- Informar sobre los resultados y la evolución de los indicadores.
- Procurar que estas medidas sean comprensibles por los distintos interesados.
El análisis de los indicadores facilita la toma de decisiones y la identificación de áreas de mejora.
Validación de indicadores
La validación de los KPIs se realiza comparando la utilidad de los resultados alcanzados y su coste de obtención con los objetivos inicialmente previstos. Para realizar la validación es muy importante considerar la opinión de los distintos interesados afectados por los indicadores. El resultado de esta etapa supone tener una idea clara sobre la idoneidad de los indicadores o sobre su modificación o sustitución.
Examen periódico
Una vez implantados los KPIs, es importante su revisión periódica. Hay que revisar la validez de los mismos, como un cuadro de mando que permite tener el control. Para ello se recomienda cuestionar la utilidad y el coste de obtención de los indicadores.
Según los resultados de las evaluaciones periódicas, se deben mantener, modificar o suprimir los indicadores existentes.
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