Hace unos meses publicamos en nuestro canal de youtube un video sobre las auditorías de proyectos. Sin lugar a dudas, la auditoría de proyecto un tema que aparece en los cursos, en los manuales de gestión de proyectos, pero que no está claro cómo son. En muchos casos las auditorías de proyectos resultan un desconocido para los directores de proyectos.

¿Qué significa auditar un proyecto?

Las auditorías sirven para ver si las cosas se están cumpliendo, en este caso, en nuestro proyecto. En las auditorías se inspecciona, se examina, se verifica, se evalúa, … En el caso de las auditorías de proyectos, se puede realizar una o varias a lo largo de su desarrollo o bien al final del mismo.

La clave de este tipo de la auditoría de proyecto es contra qué auditar. Al contrario que en otros tipos de auditorías, contables, de calidad, etc., existen referentes contra los que se auditan. En el caso de auditorías de proyectos no existe un referente concreto y generalizado para auditarlo.

Por ejemplo, existe una norma, la ISO 19011, con las directrices de las auditorías de los sistemas de gestión. Pero un proyecto, no es un sistema de gestión. Un proyecto implica un sistema de gestión, pero es una herramienta que se usa dentro de los proyectos. Otra norma es la ISO1006 de calidad en los proyectos; pero otra vez, tendríamos una visión limitada de la auditoría, solo la calidad. Se podría usar una metodología (PMBOK, PM2, …), pero son referentes que incluyen procesos para la gestión de los proyectos.

Otra vez más, los proyectos son más que la forma en que se gestionan.

Tipos de auditoría de proyecto

Según los resultados que busquemos, existe una diferente tipología de auditoría de proyectos:

  • Auditorías de desempeño, centrada en la obtención de los resultados del proyecto.
  • Auditorías de conformidad, para ver si se cumple con la metodología.
  • Auditorías de calidad, los aspectos que se analizan son la calidad y los requisitos.
  • Auditorías de mejores prácticas, centrada en la apliación de esas buenas prácticas o en la identificación de nuevas.
  • Auditorías de cierre, para verificar el cierre del proyecto y cumplimiento de sus objetivos.
  • Auditorías técnicas, cuyo foco es el cumplimiento de los requisitos técnicos.
  • Auditorías de contrato, centradas en la verificación del cumplimiento de los requisitos contractuales.

Principios básicos de las auditorías

Aunque básicamente estos principios son aplicables a todo tipo de auditorías, no solo a la auditoría de proyecto. Se pueden enumerar los siguientes principios:

  1. La auditoría debe ser independiente.
  2. La auditoría debe ser responsable con la gobernanza.
  3. La auditoría debe estar planificada y en el momento adecuado.
  4. La auditoría debe ser proporcional al riesgo y a la responsabilidad en el proyecto.
  5. La auditoría debe buscar áreas de mejora.

¿Cómo plantear una auditoría de proyecto?

Las auditorías se programan y se anuncian. A lo largo de la auditoría, el enfoque debe ser constructivo, se debe buscar soluciones y aportar valor. Al final de la auditoría se emite un informe, indicando los aspectos más relevantes, especialmente las desviaciones detectadas, puntos fuertes, etc.

El enfoque de la auditoría de proyecto debe ser constructivo, se debe buscar soluciones y aportar valor

Si bien esto es una regla, puede ser una buena idea. Proinca Consultores recomienza a la hora de acometer este tipo de auditorías, establecer tres niveles de auditorías, según la madurez de la organización o del equipo de proyecto en la cultura de la gestión de proyectos:

  1. Auditorías de inicio: auditorías simples, centradas en los principales registros que se generan para su gestión. Son auditorías frecuentes y breves.
  2. Auditorías de aprendizaje: se auditan las acciones que se despliegan para solventar las desviaciones identificadas en anteriores auditorías. En este caso, son menos frecuentes.
  3. Auditorías de consolidación: auditorías más amplias, como las indicadas anteriormente.

Enfoque a proyectos

Por último, una herramienta que podemos usar para la auditoría de proyectos es la Línea Base de Excelencia en Proyectos, publicada por la International Project Management Association (IPMA). Esta guía establece tres áreas clave que deben considerar los proyectos:

  1. Personas y proposito.
  2. Procesos y recursos.
  3. Resultados.

Si te interesa este tema, puedes consultar nuestra entrada sobre proyectos excelentes.

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