Hace unas semanas se dio un caso curioso, que me consta que no es la primera vez que se presenta en una auditoría, sucedió en una empresa compleja y que presenta cierta envergadura. Ésta se estaba sometiendo a la auditoría de certificación del sistema de calidad según la norma ISO 9001:2008.
La certificadora escogida no es muy conocida. Es más, a la hora de planificar la auditoría, su manera de proceder distaba mucho del procedimiento al que estamos acostumbrados con otras entidades. Al decir esto me refiero a que no hubo una formalidad de mandar un programa de la auditoría con horarios, ni una presentación previa del auditor, esto se resume en una llamada indicando que se realizaría la auditoria al día siguiente a las 9:00 horas de la mañana.
Independientemente de estos primeros formalismos, que no dejan de ser importantes para el éxito de la auditoría, en la realización de la misma nos encontramos con un hecho que me sorprendió y que considero que merece la pena compartir:
El sistema elaborado en esta empresa se ha realizado según la política y la forma de trabajar de PROINCA, creando un sistema práctico, alejado de aquellos sistemas tediosos, densos y compuestos por mucha documentación. Por tanto el sistema básicamente se compone de un Manual de Calidad que es el tronco del mismo, donde se introducen los procedimientos obligatorios por la norma y se hace referencia a aquellos que se han considerado aparte, así como referencia a cualquier otro documento o registro generado.
Pues en la auditoría en cuestión, objeto de este comentario, el auditor puso como no conformidad el hecho de que los procedimientos, requeridos por la norma, se encontraran dentro del manual. Ya que según él y su interpretación de la misma, éstos deberían ser documentados de forma independiente.
Sí vemos lo que dice la norma a este respecto y de forma literal:
Si nos fijamos en el punto 4.2 Requisitos de la Documentación de la norma de referencia UNE-EN ISO 9001:2008, éste nos dice:

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:

…
c) Procedimientos documentados requeridos en la Norma Internacional.

Y si nos fijamos en la NOTA 1: vemos la definición que da la norma de “procedimiento documentado”:

Procedimiento establecido, documentado, implementado y mantenido. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos. El requisito de procedimiento documentado puede cubrirse con más de un documento.

Y en el punto 4.2.2 Manual de Calidad, determina que:

… la organización debe establecer y mantener un Manual de Calidad que incluya:
…
b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad o referencia a los mismos.
Por tanto queda claro que no es requisito de la norma que dichos procedimientos tengan que ser independientes y no puedan estar incluidos dentro del manual.

Es importante y considerando que las auditorías son instrumentos de mejora y una herramienta para aportar ideas y no críticas no constructivas, que la elección de la certificadora sea la acertada, teniendo en muchos casos en cuenta la opinión de los consultores.